Toolkit Customer Service dan Chat Commerce

Buatkan template reply chat untuk admin marketplace saya.

Bisnis: [tipe produk]
Channel: [Tokopedia / Shopee / WhatsApp]
Common scenario: [list dari yang sering muncul]

Output template untuk 10 scen...

Buatkan template reply chat untuk admin marketplace saya.

Bisnis: [tipe produk]
Channel: [Tokopedia / Shopee / WhatsApp]
Common scenario: [list dari yang sering muncul]

Output template untuk 10 scenario:
1. Tanya stok / availability
2. Tanya ukuran / variant
3. Tanya estimasi pengiriman
4. Tanya garansi / return policy
5. Komplain barang belum sampai
6. Komplain barang rusak / tidak sesuai
7. Minta diskon / nego harga
8. Tanya rekomendasi produk
9. Follow-up setelah pembelian (cross-sell)
10. Pelanggan ghost setelah tanya (re-engagement)

Untuk tiap scenario:
- Opening 1 kalimat (greeting natural, bukan "Halo kak, ada yang bisa dibantu?")
- Inti reply yang answer pertanyaan
- Soft CTA (mendorong action: checkout, lihat produk lain, dll)
- Closing yang invite repeat

Aturan:
- Tidak template kaku — sertakan placeholder untuk personalisasi
- Bahasa santai (sesuai dengan persona marketplace Indonesia)
- Tidak desperate (jangan kasih discount langsung di chat 1)
- Manage expectation realistic

Bantu saya susun complaint handling framework.

Bisnis: [konteks]
Channel complaint masuk: [WA / IG / email / Google Review / marketplace]
Tim CS: [size + capability]
SLA target: [waktu response per c...

Bantu saya susun complaint handling framework.

Bisnis: [konteks]
Channel complaint masuk: [WA / IG / email / Google Review / marketplace]
Tim CS: [size + capability]
SLA target: [waktu response per channel]

Output framework:
1. Tier complaint:
   - Tier 1 (mild): inquiry, info, common Q — resolve di first response
   - Tier 2 (moderate): keluhan, request return, klarifikasi billing — 24 jam SLA
   - Tier 3 (severe): produk defect, public complaint, threat publish negative — escalate to manager

2. Untuk tiap tier:
   - Definisi + contoh
   - SLA response
   - Decision tree: action yang boleh diambil CS (vs escalate)
   - Compensation framework (kapan kasih refund, replacement, voucher)
   - Script template (acknowledge → investigate → resolve → follow-up)

3. Documentation requirement: apa yang harus di-log untuk tracking pattern

4. Escalation matrix: when to escalate to whom

5. Post-resolution: follow-up timing + closure

Hindari: "Maaf atas ketidaknyamanannya" generic. Pelanggan butuh resolusi, bukan apology.

Susun FAQ yang efektif untuk reduce pertanyaan repetitif.

Bisnis: [konteks]
Top 20 pertanyaan yang masuk ke CS: [list, kalau ada]
Channel di mana FAQ akan ditampilkan: [website / IG bio link / WA aut...

Susun FAQ yang efektif untuk reduce pertanyaan repetitif.

Bisnis: [konteks]
Top 20 pertanyaan yang masuk ke CS: [list, kalau ada]
Channel di mana FAQ akan ditampilkan: [website / IG bio link / WA auto-reply / marketplace]

Output FAQ structure:
1. Kategorize jadi 4-6 cluster: ordering, shipping, return, payment, product, account
2. Urutan cluster: yang paling sering ditanya di atas
3. Untuk tiap cluster, 3-5 Q&A
4. Format Q: natural language (cara user bertanya), bukan corporate
5. Format A: 
   - Langsung jawab di kalimat 1
   - Detail di kalimat 2-3 (kalau perlu)
   - Link ke action kalau ada (CTA)
   - Max 60 kata per answer

Aturan:
- Cek search query log untuk find question yang missed
- Pakai bahasa pelanggan, bukan internal jargon
- Update tiap kuartal berdasarkan CS ticket pattern
- Beri rating mechanism ("Was this helpful?") untuk track quality

Bonus:
- 5 pertanyaan yang harus DIHINDARI di FAQ (terlalu spesifik, lebih baik via CS)
- WA auto-reply quick replies (5-7 menu trigger)

Susun follow-up sequence post-purchase.

Bisnis: [konteks]
Average customer order: [Rp]
Sales cycle / consumption time: [berapa lama produk dipakai sebelum repeat]
Goal: [repeat purchase / review / UG...

Susun follow-up sequence post-purchase.

Bisnis: [konteks]
Average customer order: [Rp]
Sales cycle / consumption time: [berapa lama produk dipakai sebelum repeat]
Goal: [repeat purchase / review / UGC / referral]
Channel: [WA / email]

Output sequence 5-7 touchpoint:
1. H+0 (order confirmation): tracking info + setting expectation
2. H+1 (shipping): pas barang dikirim, kasih tips persiapan/penyambutan
3. H+3 (delivery confirmation): apakah barang sampai dengan baik, expectation soal usage
4. H+7 (early usage): tips usage, common pitfall
5. H+14 (mid-experience): minta feedback ringan, tawarkan support
6. H+21 (post-experience): review request + UGC ask + referral
7. H+30 (re-engagement): rekomendasi pembelian berikutnya based on first purchase

Untuk tiap touchpoint:
- Pesan singkat (under 100 kata kalau WA)
- Personalisasi yang harus diisi
- CTA spesifik
- Conditional: skip kalau pelanggan sudah action di previous step

Aturan:
- Tidak salesy di 4 message pertama (value-add dulu)
- Personality brand harus consistent
- Frekuensi tidak overwhelm (tidak setiap hari)
- Easy opt-out

Hindari: "Halo, terima kasih sudah belanja!" generic di setiap message.

Bantu saya close chat customer yang sudah warm.

Konteks: customer sudah tanya banyak, sudah tahu produk, tapi belum checkout.

Bisnis: [konteks produk + price range]
Common objection di stage ini: [l...

Bantu saya close chat customer yang sudah warm.

Konteks: customer sudah tanya banyak, sudah tahu produk, tapi belum checkout.

Bisnis: [konteks produk + price range]
Common objection di stage ini: [list, mis: harga, ukuran, ragu kualitas]
Channel chat: [WA / IG / marketplace]

Output strategy:
1. Diagnosis: dari chat history, identifikasi tipe hesitation:
   - Price hesitation
   - Trust hesitation (ragu kualitas/brand)
   - Decision paralysis (banyak pilihan)
   - Timing hesitation (gak butuh sekarang)

2. Untuk tiap tipe, scripted approach:
   - Reframe (bukan defensive)
   - Social proof tactical (testimoni / fakta angka)
   - Risk reversal (garansi / return policy)
   - Soft urgency (authentic, bukan fake "tinggal 1")
   - Bridge ke checkout (specific next step)

3. 5 closing line yang berbeda untuk customer warm:
   - Assumptive close: "Saya kirimkan link checkout ya?"
   - Choice close: "Mau yang [varian A] atau [varian B]?"
   - Summary close: rekap value + CTA
   - Empathy close: acknowledge concern + offer specific help
   - Future-pace close: "Setelah produk sampai, kamu bisa..."

4. Kapan harus berhenti push (sign customer butuh waktu, jangan dipaksa)

Hindari: "Hari ini ada diskon nih kak" — pelanggan tahu ini taktik.

Susun macro / quick reply library untuk CS team.

Bisnis: [konteks]
Volume chat per hari: [estimasi]
Channel: [WA Business / IG / marketplace built-in]
Tim CS: [size]

Output macro library 20 reply (d...

Susun macro / quick reply library untuk CS team.

Bisnis: [konteks]
Volume chat per hari: [estimasi]
Channel: [WA Business / IG / marketplace built-in]
Tim CS: [size]

Output macro library 20 reply (dikategorize):

Greeting (3):
- Pagi / siang / sore
- Greeting return customer
- Greeting setelah weekend

Acknowledgment (4):
- "Mohon tunggu sebentar"
- "Saya cek dulu ya"
- "Terima kasih atas kesabarannya"
- Confirmation problem received

Info request (4):
- Minta no order
- Minta foto barang (kalau komplain)
- Minta detail (alamat, varian)
- Konfirmasi identitas

Resolution (4):
- Sudah selesai diproses
- Akan ditindak-lanjuti dalam X jam
- Maaf belum bisa di-process (alasan)
- Escalate to supervisor

Closing (3):
- Closing positif
- Closing dengan upsell soft
- Closing setelah complain (re-engagement)

Cross-sell (2):
- Rekomendasi produk komplemen
- Notify produk baru

Untuk tiap macro:
- Trigger keyword (kapan dipakai)
- Template dengan placeholder
- Personalisation minimum yang harus diisi
- "Don't" — kapan TIDAK pakai macro ini

Tujuan: CS bisa respond 50% faster tanpa terdengar robotic.

Bantu saya segment customer + win-back yang sudah lapse.

Customer data yang saya punya:
- Total customer: [count]
- Average order value: [Rp]
- Repeat rate: [%]
- Last purchase date distribution: [ko...

Bantu saya segment customer + win-back yang sudah lapse.

Customer data yang saya punya:
- Total customer: [count]
- Average order value: [Rp]
- Repeat rate: [%]
- Last purchase date distribution: [konteks]

Output:
1. Segmentation berdasarkan recency + value:
   - VIP active (purchase < 30 hari, AOV tinggi)
   - VIP at risk (last purchase 60-90 hari, AOV tinggi)
   - Regular active (purchase < 60 hari, AOV medium)
   - Regular lapsing (60-120 hari, AOV medium)
   - Lapsed (120-180 hari)
   - Churned (> 180 hari, low likelihood return)

2. Untuk tiap segment:
   - Karakter behavior
   - Communication frequency
   - Offer strategy (yang relevant per segment)
   - Channel best (WA / email / IG)

3. Win-back sequence khusus untuk Lapsed segment:
   - Touch 1: "We miss you" — soft re-engagement (value, bukan diskon)
   - Touch 2: ask feedback (kenapa berhenti)
   - Touch 3: tactical offer (limited, segmented)
   - Touch 4: last attempt before drop dari list

4. Kapan stop chase (kapan accept churned)

Aturan:
- Tidak diskon ke VIP active (mereka loyal — kasih reward selain discount)
- Diskon hanya untuk re-activation, bukan default
- Track win-back rate sebagai KPI

Hindari: blast all 6 segment dengan campaign sama.

Saya CS leader. Bantu saya susun Voice of Customer report ke product team.

Periode: [konteks: minggu / bulan / kuartal]
Volume ticket: [count]
Top channel: [konteks]

Output VoC report:
1. Executive ...

Saya CS leader. Bantu saya susun Voice of Customer report ke product team.

Periode: [konteks: minggu / bulan / kuartal]
Volume ticket: [count]
Top channel: [konteks]

Output VoC report:
1. Executive summary 5 bullet untuk product team yang busy
2. Top 5 customer pain points (frequency + severity)
3. Top 3 feature request (dengan context: berapa orang yang ask)
4. Top complaint by product/feature category
5. Sentiment trend (improvement / regression vs periode sebelumnya)
6. Verbatim quote bank (5-10 quote powerful)
7. Recurring confusion (UX issue, not bug)
8. Bug pattern yang CS terima
9. Customer-driven idea worth exploring
10. Action recommendation:
    - Quick win (CS bisa fix dengan template / FAQ update)
    - Product team should investigate
    - Strategic question for leadership

Tone: bukan complain tentang product team. Constructive, data-backed, prioritized.

Format yang work untuk product team:
- Singkat (mereka tidak baca 10 halaman)
- Visual: chart sederhana
- Ada CSV / link ke ticket details untuk yang mau deep-dive
- Linked ke product priority/OKR mereka